Trello
Herramienta de Gestión
Trello es una herramienta en línea de gestión de proyectos y tareas, que permite a los usuarios crear y organizar espacios de trabajo, tableros, listas de tareas, agregar tarjetas a esas listas y asignar tareas a miembros del equipo.
Automatización
La automatización en Trello se refiere a la capacidad de programar acciones para que se realicen automáticamente en respuesta a ciertos eventos.
Trello. Herramienta de Gestión
Qué es Trello
Trello es una herramienta en línea de gestión de proyectos y tareas, que permite a los usuarios crear y organizar espacios de trabajo, tableros, listas de tareas, agregar tarjetas a esas listas y asignar tareas a miembros del equipo.
Cada tarjeta puede contener información detallada sobre la tarea, incluyendo comentarios, archivos adjuntos y fechas de vencimiento.
Trello utiliza un sistema de espacios de trabajo con tableros que pueden ser compartidos con equipos o individuos, lo que permite una mayor colaboración y seguimiento del progreso del proyecto.
Los usuarios pueden personalizar sus tableros con etiquetas de colores, adjuntar archivos y establecer alertas para notificar al equipo cuando una tarea está próxima a vencerse.
Trello es una herramienta popular debido a su facilidad de uso y su enfoque visual para la gestión de proyectos y tareas.
Está disponible en una versión gratuita y varias versiones de pago con funciones adicionales para usuarios avanzados o equipos grandes.
Trello. Gestor de Tareas
¿Cómo funciona el gestor de tareas de Trello?
El gestor de tareas de Trello funciona mediante el uso de tableros, listas y tarjetas.
Aquí te explicamos cómo funciona cada uno:
- Tableros: Los tableros son la estructura principal de Trello y se utilizan para organizar los proyectos. Cada tablero representa un proyecto o una tarea y puede ser compartido con un equipo o con personas específicas. Dentro de cada tablero, los usuarios pueden crear listas y tarjetas.
- Listas: Las listas se utilizan para representar el estado de una tarea o proyecto. Por ejemplo, una lista podría ser «Por hacer», «En progreso» o «Completado». Los usuarios pueden agregar tantas listas como necesiten y pueden personalizar el nombre y el color de cada una.
- Tarjetas: Las tarjetas son las tareas individuales que deben ser completadas dentro de una lista. Los usuarios pueden crear tantas tarjetas como necesiten dentro de una lista y pueden agregar detalles adicionales como una descripción, fecha de vencimiento, miembros asignados, etiquetas de color y archivos adjuntos.
Además de estas funciones básicas, Trello también ofrece otras características que hacen que su gestión de tareas sea eficiente.
Los usuarios pueden asignar tareas a otros miembros del equipo y recibir notificaciones cuando se han completado.
También pueden agregar comentarios a las tarjetas y etiquetar a otros miembros del equipo para una mayor colaboración.
Además, Trello también ofrece integraciones con otras herramientas de productividad como Slack, Google Drive, GitHub entre otras muchas.
Automatización
Qué es y cómo funciona la automatización en Trello
La automatización en Trello se refiere a la capacidad de programar acciones para que se realicen automáticamente en respuesta a ciertos eventos.
Esto puede ayudar a ahorrar tiempo y esfuerzo al automatizar tareas repetitivas o al establecer flujos de trabajo más eficientes.
La automatización en Trello se realiza a través de reglas.
Las reglas son acciones predefinidas que se activan automáticamente en respuesta a ciertos eventos en el tablero, como agregar una nueva tarjeta, mover una tarjeta a una lista determinada o cambiar el estado de una tarjeta.
Por ejemplo, una regla común podría ser: «Si se agrega una nueva tarjeta a la lista ‘Por hacer’, entonces asigna automáticamente a un miembro del equipo para que la complete y establece una fecha de vencimiento».
Las reglas se pueden personalizar para satisfacer las necesidades específicas de cada equipo o proyecto.
Los usuarios pueden crear sus propias reglas utilizando el sistema de automatización de Trello o pueden utilizar reglas predefinidas que ya se han creado.
Además de las reglas, Trello también ofrece integraciones con otras herramientas de automatización, como Zapier e IFTTT.
Esto permite a los usuarios conectar Trello a otras herramientas y servicios para crear flujos de trabajo más avanzados y personalizados.
En resumen, la automatización en Trello permite a los usuarios automatizar tareas repetitivas o establecer flujos de trabajo más eficientes al programar acciones para que se realicen automáticamente en respuesta a ciertos eventos en el tablero.
Esto ayuda a aumentar la productividad y ahorrar tiempo y esfuerzo.
Espacios de trabajo de Trello
Qué son y cómo funcionan los espacios de trabajo en Trello
Los espacios de trabajo en Trello son una forma de agrupar tableros en una misma organización o grupo.
Un espacio de trabajo puede ser considerado como un contenedor de tableros, que permite a los miembros de un equipo o una organización compartir fácilmente información y colaborar en diferentes proyectos.
Cada espacio de trabajo tiene un nombre, una descripción y un conjunto de miembros que tienen acceso a los tableros que se encuentran en ese espacio de trabajo.
Los miembros del espacio de trabajo pueden tener diferentes permisos en los tableros, según su rol y nivel de acceso.
Aquí hay algunas características importantes de los espacios de trabajo en Trello:
- Compartición de tableros: Los tableros se pueden compartir fácilmente entre los miembros del espacio de trabajo. Esto facilita la colaboración y el trabajo en equipo en diferentes proyectos.
- Administración de permisos: Puede asignar diferentes permisos y niveles de acceso a los miembros del espacio de trabajo para controlar quién puede ver y editar los tableros.
- Organización de tableros: Los tableros se pueden organizar en diferentes categorías dentro del espacio de trabajo. Esto facilita la navegación y el acceso a los tableros relevantes.
- Comunicación: Los miembros del espacio de trabajo pueden comunicarse entre sí utilizando comentarios en las tarjetas de Trello y mensajes directos.
Para crear un espacio de trabajo en Trello, siga estos pasos:
- Haga clic en «Crear un nuevo espacio de trabajo» en la página de inicio de Trello.
- Escriba un nombre y una descripción para el espacio de trabajo.
- Invite a los miembros del equipo o la organización que necesiten acceder al espacio de trabajo.
- Cree y organice los tableros dentro del espacio de trabajo.
En resumen, los espacios de trabajo en Trello son una forma útil de agrupar tableros en una misma organización o equipo, lo que facilita la colaboración y el trabajo en equipo en diferentes proyectos.
Los miembros del espacio de trabajo pueden compartir tableros, administrar permisos, organizar tableros y comunicarse entre sí utilizando comentarios y mensajes directos.
Tableros de Trello
¿Cómo funcionan los Tableros de Trello?
Los tableros de Trello son una estructura organizativa que permite a los usuarios dividir proyectos en diferentes áreas o categorías.
Los tableros pueden ser utilizados para organizar cualquier cosa, desde proyectos de trabajo hasta proyectos personales, y se pueden compartir con equipos o individuos.
Los tableros de Trello funcionan mediante la creación de listas y tarjetas dentro de cada uno.
Las listas son las columnas verticales en un tablero y representan diferentes etapas de un proyecto, como «Por hacer», «En progreso» y «Completado».
Las tarjetas son las tareas individuales que deben completarse dentro de cada lista y pueden contener información adicional como comentarios, archivos adjuntos, fechas de vencimiento y miembros asignados.
Los usuarios pueden personalizar los tableros de Trello para satisfacer sus necesidades específicas.
Por ejemplo, pueden agregar listas adicionales o eliminar listas que no sean necesarias.
También pueden agregar etiquetas de color a las tarjetas para identificar visualmente ciertas tareas o proyectos, así como agregar comentarios a las tarjetas para mantener al equipo informado sobre el progreso.
Los tableros de Trello son altamente personalizables y ofrecen una gran cantidad de flexibilidad para adaptarse a las necesidades de cada equipo o individuo.
Con la capacidad de agregar miembros del equipo, asignar tareas y recibir notificaciones cuando las tareas están próximas a vencer, los tableros de Trello son una herramienta útil para la gestión de proyectos y tareas.
Listas de Trello
¿Cómo funcionan las listas de Trello?
Las listas de Trello son una herramienta para la organización de tareas y proyectos en un tablero.
Las listas son columnas verticales que contienen tarjetas que representan tareas o elementos de un proyecto.
Las listas se utilizan para representar el estado de una tarea o proyecto, por ejemplo, una lista podría ser «Por hacer», «En progreso» o «Completado».
Las listas son altamente personalizables y se pueden crear tantas como sean necesarias dentro de un tablero.
Los usuarios pueden agregar nuevas listas o eliminar listas existentes en cualquier momento para adaptarse a sus necesidades.
Cada lista en un tablero de Trello se puede personalizar para satisfacer las necesidades del usuario.
Los usuarios pueden cambiar el nombre de una lista, agregar etiquetas de color y personalizar su apariencia.
Los usuarios también pueden mover las tarjetas entre listas para representar cambios en el estado de una tarea o proyecto.
Las listas también pueden ser útiles para colaborar con miembros del equipo. Los usuarios pueden agregar a otros miembros del equipo a una lista específica y asignar tareas a ellos.
También pueden agregar comentarios a las tarjetas y etiquetar a otros miembros del equipo para una mayor colaboración y seguimiento del progreso.
En resumen, las listas de Trello funcionan como un sistema de flujo de trabajo, permitiendo a los usuarios mover las tarjetas de una lista a otra a medida que se completan las tareas.
Por ejemplo, una tarjeta puede comenzar en la lista «Por hacer», moverse a «En progreso» una vez que alguien comience a trabajar en ella, y finalmente moverse a «Completado» una vez que se haya terminado.
Para finalizar, las listas de Trello son una forma flexible y fácil de organizar un proyecto en tareas individuales y monitorear el progreso de cada tarea.
Con la capacidad de personalizar las listas y agregar tarjetas, los usuarios pueden mantenerse organizados y mantener a su equipo informado sobre el progreso del proyecto.
Etiquetas de Trello
¿Qué son y cómo funcionan las etiquetas de Trello?
Las etiquetas de Trello son una forma de agregar información visual a las tarjetas de Trello para clasificarlas y organizarlas.
Son pequeñas etiquetas de colores que se pueden aplicar a las tarjetas de Trello para identificar rápidamente la categoría o el estado de una tarjeta en particular.
Aquí hay algunas características importantes de las etiquetas de Trello:
- Colores personalizables: Puede personalizar los colores de las etiquetas según sus necesidades específicas. Hay una amplia gama de colores disponibles para elegir.
- Etiquetas múltiples: Puede aplicar varias etiquetas a una sola tarjeta para categorizarla en diferentes categorías o estados.
- Filtros de búsqueda: Puede filtrar las tarjetas según las etiquetas para encontrar rápidamente tarjetas relacionadas.
- Etiquetas de equipo: Puede crear etiquetas que estén disponibles para todo su equipo, lo que facilita la colaboración y la organización.
Para utilizar las etiquetas de Trello, siga estos pasos:
- Haga clic en una tarjeta para abrir su vista detallada.
- En la parte superior derecha de la tarjeta, haga clic en el botón de etiquetas (que se ve como una etiqueta).
- Elija un color para la etiqueta o cree una nueva etiqueta y asigne un color.
- Haga clic en la etiqueta para aplicarla a la tarjeta.
- Para eliminar una etiqueta, haga clic en la «x» en la esquina de la etiqueta.
En resumen, las etiquetas de Trello son una forma útil de agregar información visual a las tarjetas de Trello y clasificarlas.
Puede personalizar los colores, aplicar múltiples etiquetas y filtrar tarjetas según las etiquetas para facilitar la organización y la colaboración.
Checklist de Trello
Qué son los Checklist de Trello y cómo funicionan
Los Checklist de Trello son una herramienta que permite crear una lista de elementos a completar dentro de una tarjeta en Trello.
Los Checklist permiten dividir una tarea grande en varias tareas más pequeñas y específicas, lo que facilita el seguimiento y la finalización de la tarea.
Aquí hay algunas características importantes de los Checklist de Trello:
- Creación de múltiples elementos: Puede agregar varios elementos a un Checklist dentro de una tarjeta de Trello. Los elementos se pueden editar, reorganizar y eliminar según sea necesario.
- Marcación de elementos completados: Puede marcar los elementos de la lista como completados, lo que facilita el seguimiento del progreso.
- Checklist con porcentajes de finalización: Trello muestra automáticamente el porcentaje de finalización del Checklist para ayudar a seguir el progreso de la tarea.
- Copiado de Checklists: Puede copiar un Checklist de una tarjeta a otra para ahorrar tiempo y evitar tener que crear los mismos elementos de lista una y otra vez.
Para utilizar los Checklist de Trello, siga estos pasos:
- Abra una tarjeta en Trello.
- En la parte inferior de la tarjeta, haga clic en «Agregar un Checklist».
- Escriba el título del Checklist y haga clic en «Agregar».
- Agregue elementos a la lista y haga clic en «Enter» para agregar el siguiente elemento.
- Marque los elementos como completados haciendo clic en el cuadro a la izquierda del elemento.
En resumen, los Checklist de Trello son una herramienta útil para desglosar una tarea grande en tareas más pequeñas y específicas.
Puede agregar varios elementos a la lista, marcar elementos completados y copiar Checklists de una tarjeta a otra.
«Power-Ups. Integraciones en Trello.
Trello permite integraciones con otras aplicaciones.
Sí, Trello permite integraciones con otras aplicaciones a través de su plataforma de integración llamada «Power-Ups».
Los Power-Ups son complementos de terceros que se pueden agregar a un tablero de Trello para aumentar su funcionalidad y conectarse con otras aplicaciones y servicios.
Hay cientos de Power-Ups disponibles en la galería de integración de Trello, que incluyen integraciones con aplicaciones populares como Google Drive, Slack, Evernote y Salesforce, entre muchas otras.
Los usuarios pueden seleccionar y habilitar Power-Ups según sus necesidades específicas.
Una vez que un Power-Up está habilitado, los usuarios pueden conectar sus cuentas de otras aplicaciones a Trello y permitir que los datos fluyan entre ellas.
Por ejemplo, un Power-Up de Google Drive podría permitir a los usuarios adjuntar archivos de Google Drive directamente a las tarjetas de Trello, o un Power-Up de Slack podría permitir que los miembros del equipo reciban notificaciones de Trello directamente en Slack.
Además de los Power-Ups, Trello también ofrece una API abierta para que los desarrolladores creen sus propias integraciones personalizadas con otras aplicaciones y servicios.
Los desarrolladores pueden utilizar la API de Trello para construir integraciones que se ajusten a las necesidades específicas de su equipo o proyecto.
En resumen, Trello permite integraciones con otras aplicaciones a través de su plataforma de integración Power-Ups y su API abierta.
Los Power-Ups permiten a los usuarios conectar sus cuentas de otras aplicaciones a Trello y aumentar su funcionalidad, mientras que la API permite a los desarrolladores crear integraciones personalizadas para satisfacer las necesidades específicas de su equipo o proyecto.
Tipos de Vistas de Trello
Trello ofrece varias vistas diferentes que los usuarios pueden utilizar para interactuar con sus tableros y tareas.
A continuación, describimos los tipos de vistas de Trello más comunes:
- Vista de tablero: La vista de tablero es la vista predeterminada en Trello. En esta vista, los usuarios pueden ver todas las listas y tarjetas en su tablero y mover las tarjetas de una lista a otra según sea necesario.
- Vista de calendario: La vista de calendario de Trello permite a los usuarios ver todas las tareas y fechas de vencimiento de un tablero en un formato de calendario. En esta vista, las tarjetas se muestran como eventos en el calendario y los usuarios pueden crear y editar fechas de vencimiento para las tareas.
- Vista de cronograma: La vista de cronograma de Trello es similar a la vista de calendario, pero en lugar de mostrar tareas en un calendario, las muestra en un formato de línea de tiempo. Los usuarios pueden ver el progreso del proyecto y ajustar fechas de vencimiento para mantener el proyecto en el plazo.
- Vista de lista: La vista de lista de Trello es una vista simplificada que muestra todas las tarjetas de un tablero en una lista. Esta vista es útil para aquellos que prefieren una vista más simple y directa de sus tareas.
- Vista de tarjeta: La vista de tarjeta de Trello permite a los usuarios ver detalles adicionales sobre una tarjeta individual, como su descripción, fecha de vencimiento, comentarios y archivos adjuntos. Esta vista es ideal para aquellos que necesitan ver información más detallada sobre una tarea específica.
En resumen, Trello ofrece varias vistas diferentes que los usuarios pueden utilizar para interactuar con sus tableros y tareas.
Ya sea en una vista de tablero, calendario, cronograma, lista o tarjeta, Trello proporciona una forma flexible y personalizable de manejar tareas y proyectos.
Además gracias a las posibilidades que nos permiten las integraciones con las Power Ups, es posible disponer otros tipos e visualizaciones de los tableros de Trello.
CRM en Trello
Es posible utilizar Trello como un CRM?
Sí, es posible utilizar Trello como un CRM (Customer Relationship Management) aunque no está específicamente diseñado para esa funcionalidad.
Sin embargo, con algunas adaptaciones y personalizaciones, Trello puede ser una herramienta útil para administrar relaciones con los clientes y ventas.
Aquí hay algunos consejos para utilizar Trello como un CRM:
- Cree un tablero para su CRM: Crea un nuevo tablero en Trello y utilice las listas para representar diferentes etapas del proceso de ventas. Por ejemplo, una lista podría ser «Clientes potenciales», otra podría ser «En negociación» y otra podría ser «Ganados».
- Cree tarjetas para cada cliente: Cree una tarjeta para cada cliente potencial o existente en la lista correspondiente. En la tarjeta, puede agregar información como el nombre del cliente, la información de contacto, la información de la empresa y cualquier otra información relevante.
- Utilice etiquetas: Utilice etiquetas de colores para etiquetar tarjetas según el estado o el nivel de prioridad. Por ejemplo, puede utilizar etiquetas para indicar si un cliente está interesado en su producto o servicio, si están en negociaciones o si son clientes recurrentes.
- Agregue campos personalizados: Agregue campos personalizados a las tarjetas para incluir información adicional sobre cada cliente, como el historial de ventas o las actividades anteriores.
- Utilice Power-Ups: Utilice Power-Ups de terceros para agregar funcionalidades adicionales a su tablero. Por ejemplo, puede utilizar un Power-Up de integración de correo electrónico para sincronizar correos electrónicos con las tarjetas de los clientes.
En resumen, aunque Trello no está específicamente diseñado como una herramienta CRM, puede adaptarse y personalizarse para su uso como una solución de CRM básica.
Con las listas, etiquetas, campos personalizados y Power-Ups adecuados, puede usar Trello como un CRM para administrar las relaciones con los clientes y las ventas.
